Недельный обзор: ритуал, чтобы делать дела осмысленно

любительница приключений
По материалам статьи The Weekly Review

Удалённая работа и жизнь в режиме самоизоляции стирает границы между днями. И сколько это продлится не знает никто. В голове возникает иллюзия наличия огромного количества времени, когда мы, наконец, можем сделать всё то, что откладывали. Так что пока мы ещё в силах отличить день от ночи и будние дни от выходных, самое время завести полезную привычку и не потратить это время даром. Речь идёт о еженедельном обзоре выполненных дел.

Переход от задачи к задаче каждый день не оставляет времени для стратегического понимания общей картины нашей жизни. Наполненные рутинными задачами дни превращаются в беспокойные недели. Загруженные месяцы становятся стремительно-проносящимся годом.
Если вам повезет, вы будете постепенно продвигаться к своим целям. Если нет, то через 365 дней обнаружите, что остались на том же месте, несмотря на ощущение постоянного движения вперёд. Достижение значительного прогресса в работе и жизни требует большего, чем просто трекинг задач в наших ежедневных списках дел. Вот и появляется необходимость еженедельного обзора.
Как провести еженедельный обзор
Еженедельный обзор — это возможность направлять свою жизнь к цели. Выделите время, чтобы подумать о прошедшей неделе, отрефлексировать, что прошло хорошо, а что нет, и составить план на неделю вперед. Еженедельный обзор является основной частью методологии Getting Things Done, созданной Дэвидом Алленом. Он разбивает метод еженедельного обзора на три отдельных раздела:

  • Расчищение — обработайте все входящие запросы
  • Создать поток — убедитесь, что все ваши задачи и цели актуальны
  • Добавить творчества — придумайте новые идеи, чтобы улучшить свою жизнь и работу
«Еженедельный обзор повысит вашу интуитивную направленность на важные для вас проекты, поскольку вы будете объективно оценивать поток новых инсайтов и потенциальных отвлекающих факторов в конце каждой недели,» — Дэвид Аллен, Getting Things Done
Недостаточно быстро взглянуть на список задач, улыбнуться с удовлетворением или решить сделать больше на следующей неделе. Оценка вашей работы за неделю требует более осмысленного подхода.

Для еженедельного обзора не существует универсального метода, поэтому адаптируйте идею Аллена под себя. Ниже будет один из примеров, но его также можно адаптировать под свои задачи.
Выберите день, место и время
Определенность и постоянство будет удерживать вас на пути, если не будет достаточно мотивации. Отведите для еженедельного обзора день и время. Можно также сразу подумать о месте, например, это может быть ваш любимый уголок для чтения в гостиной или столик в любимой кофейне. Таким образом, вы выработаете постоянную привычку, ассоциирующуюся у вас с чем-то приятным, чтобы не оставить себе шансов пропустить этот ритуал. Вот несколько распространённых вариантов:

Пятница после обеда. Пятница — конец рабочей недели, а также день, когда ваш уровень продуктивности снижается, поскольку мы уже нацелены на выходные. Вместо залипания в интернете, очередной чашечки чая с коллегами или разговоров «у кулера», займитесь своим еженедельным отчётом. В этом случае вы уйдете из офиса, проанализировав свою неделю и подготовившись к понедельнику.

Суббота после обеда. Суббота позволит вам несколько дистанцироваться от работы и оказаться в более объективной точке обзора рабочей пятидневки. Выделите тихий и спокойный промежуток времени в ваш выходной, чтобы подумать о прошедшей неделе.

Вечер воскресенья. Предстоящая неделя уже виднеется на горизонте и понедельник так или иначе всплывает в наших мыслях. Во время еженедельного обзора вы можете заметить источник беспокойства по поводу ожиданий от новой недели и придумать, как работать с этим. Используйте запланированное время для обзора и анализа прошедшей недели и подготовке к новой.
Удостоверьтесь, что вы уделили достаточно времени для полноценного еженедельного обзора. Рекомендуем уделить ему хотя бы час. Учитывая, что в неделе 168 часов, посвятить только один из них размышлениям о том, что для вас действительно важно и увеличению вашей продуктивности на пути к цели — стоит того.
Подготовьте чек-лист
Прежде чем приступить к работе, подготовьте чек-лист, в котором подробно опишите, что вам учесть во время еженедельного обзора. Например, вот контрольный список, который предлагает методология Getting Things Done Дэвида Аллена:
Расчищение
  • Соберите завалявшиеся бумаги и предметы — соберите и отсортируйте предметы, такие как квитанции и визитные карточки, которые скопились у вас за неделю.
  • Очистить входящие — обработайте все ваши заметки, электронные письма, тексты и любые другие «входящие» элементы.
  • Очистите голову — запишите всё, что недавно занимало ваши мысли, но не было зафиксировано в вашем ту-душнике.
Создать поток
  • Просмотрите списки «Следующие действия» — проведите инвентаризацию заданий и напоминаний, которые у вас остались.
  • Просмотрите предыдущие события календаря — просмотрите последние 2-3 недели календаря, чтобы найти какие-либо выдающиеся события/встречи/задачи, которые требуют ваших последующих действий.
  • Просмотр предстоящих событий календаря — заглянете в будущее, через планы в вашем календаре. Убедитесь, что всё, что вам нужно подготовить, занесено в ваш список задач.
  • Просмотрите список «В ожидании» — Подумайте о нерешенных вопросах, в которых вам нужна информация или помощь других людей, и запишите в список дел, чего и от кого вам не хватает, чтобы продолжить вашу собственную работу.
  • Просмотрите списки «Проектов» и масштабных идей — просмотрите списки ваших идей и проектов, чтобы оценить их прогресс и добавить в ту-ду лист дополнительные действия для продвижения этих инициатив.
  • Просмотрите все чек-листы — оцените любые другие списки, которые имеют отношение к работе и жизни, которые могут потребовать вашего вмешательства и дополнительных действий.
Добавить творчества
  • Просмотрите список идей «Когда-нибудь / возможно» — просмотрите все ваши списки бессрочных идей, такие как «бизнес-идеи», «планы отпуска» или «книги для чтения», чтобы убедиться, что «когда-нибудь» может быть «сегодня».
  • Будьте креативными и смелыми — дайте себе возможность воплотить свои мечты в реальность — подумайте о смелых проектах или интересных идеях, которые вы хотите реализовать.
Чек-лист для еженедельного обзора должен быть индивидуальным. Хотя, возможно, вы захотите позаимствовать что-то из чек-листа Дэвида Аллена Getting Things Done, или просто вдохновитесь им, чтобы придумать пункты своего чек-листа, соответствующие вашим конкретным целям. Вот несколько советов, которые следует учитывать при составлении еженедельного обзора:

Будьте объективными. Представьте, что вы консультант, которого наняли для оценки недели вашей жизни. Постарайтесь непредвзято взглянуть на свою неделю и опираться на объективные показатели вашей работы за неделю (т.е. «Выполненные задачи», «спящие часы» и «написанные слова»). Честно взгляните на свои успехи и недостатки, это поможет вам лучше планировать будущее и оптимизировать каждую неделю.

Будьте эффективными. Переходите от одного пункта чек-листа к другому, не задерживаясь слишком долго в какой-либо одной области. Иначе вы потратите слишком много времени на проверку, 2 или 3 часа. Это верный способ бросить начатое, потому что обзор покажется слишком трудоемким. Постарайтесь учесть всё, но при этом оставаться эффективным.
Будьте добрыми. Зачастую обзор может привести к каким-то ужасающим результатам: например, если выполнена только половина из намеченных задач. Вместо того, чтобы корить себя за непродуктивную неделю, подумайте о том, что пошло не так, и подумайте, каким образом вы спланируете более продуктивную следующую неделю. Постарайтесь добиться большего успеха на следующей неделе — хоть в устранении отвлекающих факторов при переходе в режим сосредоточенной работы или приоритизируйте сон, чтобы повысить свою эффективность.

Важно помнить, что нет «неправильного пути» для проведения еженедельного обзора. Лучший метод для этой практики производительности — тот, который полезен и регулярен. Кроме того, не бойтесь экспериментировать с еженедельным обзором. Он должен быть таким же адаптируемым и изменчивым, как и ваша жизнь.
Задайте себе вопросы
Помимо проверки списка дел для вашего еженедельного обзора, составьте список вопросов, которые вы тоже можете задать себе. Сочетание чек-листа еженедельного обзора с целенаправленным анализом даст вам полную оценку вашей недели.

Вот несколько вопросов, которые было бы полезно задать себе во время еженедельного обзора:

— Как я себя чувствую на этой неделе?

— Что позволило мне достичь своих целей на этой неделе?

— Что помешало мне достичь своих целей на этой неделе?

— Какие действия я предпринял на этой неделе, чтобы продвинуться к достижению своих долгосрочных целей?

— Что я могу улучшить на следующей неделе?

— Что мне сделать на следующей неделе, чтобы продвинуться к достижению своих долгосрочных целей?

— Что мне спланировать на следующий месяц? Год? 5 лет?

Запишите ваши ответы в месте, посвященном вашим размышлениям. Это может быть блокнот, приложение для создания заметок или список комментариев к вашей задаче или цели. Попробуйте ограничиться 1-3 предложениями. Если вы заставите себя всерьёз задуматься над ответами на эти вопросы и дать оценку тому, как вы провели время на прошлой неделе, то у вас появится вдохновение на улучшение.
«…Еженедельный обзор — это решающий инструмент для объединения ваших долгосрочных целей с вашей повседневной деятельностью», — Дэвид Аллен
Еженедельный обзор позволит сэкономить ваше время, заострив внимание на том, что помогает вам добиться цели, а что растрачивает ваши силы и внимание понапрасну. Вместо того, чтобы, подводя итоги года, удивляться, почему мы не достигли наших целей, еженедельный обзор даст вам 52 возможности свежей оценки шагов для их достижения. 52 шанса улучшить свои результаты и целенаправленность. 52 возможности узнать чуть больше о себе и о том, что нам помогает в работе, а что мешает.

Регулярно размышляя о том, как у нас идут дела, мы проясняем для себя собственные цели и заводим себе привычку жить не только более продуктивной, но и более полноценной жизнью.
Расширьте свой кругозор
Оставьте почту, чтобы получить материалы о саморазвитии и продуктивном отдыхе из журнала «Развивейшн»